Найдите повторяющиеся задачи
Попросите сотрудников за неделю записывать, какие задачи они делают чаще всего и сколько времени тратят. Обычно это письма, отчёты, протоколы, ответы клиентам.
| Задача | Раз в неделю | Минут |
|---|---|---|
| Ответ клиенту на претензию | 6 | 25 |
| Еженедельный отчёт | 1 | 60 |
| Протокол встречи | 3 | 30 |
Начните с 3–5 задач, где частота × время больше всего.
Соберите лучшие запросы
У каждой команды есть сотрудник, у которого ИИ «работает лучше». Соберите его удачные запросы — это основа шаблонов.
Превратите запросы в шаблоны
Замените конкретику на [переменные] в квадратных скобках и добавьте неизменные требования компании: тон, формат, запреты.
Ты специалист клиентского сервиса компании [название]. Напиши ответ на претензию клиента: [суть претензии]. Наша позиция: [что предлагаем]. Тон — вежливый, без канцелярита, без обещаний сверх позиции компании. До 150 слов.
Пропишите правила работы с данными
Короткий список, который должен знать каждый:
- какие сервисы разрешены;
- что нельзя загружать: персональные данные, реквизиты, коммерческая тайна;
- как обезличивать документы;
- кто проверяет результат перед отправкой клиенту.
Сложите шаблоны в одно место
Общий документ или страница во внутренней вики: название задачи, когда использовать, сам шаблон, пример хорошего результата. Шаблон должен копироваться в один клик.
Проверьте на коллегах
Дайте 2–3 сотрудникам, которые раньше не пользовались ИИ, выполнить задачу по шаблону. Если результат требует много правок — шаблон нужно уточнить.
Измерьте эффект
Через 2–4 недели сравните время на задачи до и после. Это аргумент, чтобы расширять пилот или выделять бюджет на платные сервисы.
Обновляйте библиотеку
Назначьте ответственного: раз в месяц он собирает новые удачные запросы и убирает неработающие. Модели меняются — шаблоны тоже стареют.
Типичные ошибки
Ошибка
Шаблоны написаны «на всё сразу».
Как правильно
Начните с 3–5 самых частых задач.
Ошибка
Нет правил о данных — сотрудники загружают всё подряд.
Как правильно
Утвердите короткий список запретов.
Ошибка
Шаблоны разбросаны по личным заметкам.
Как правильно
Соберите их в одном общем месте.
Ошибка
Библиотеку сделали и забыли.
Как правильно
Назначьте ответственного и обновляйте раз в месяц.